Loading...
لطفا منتظر بمانید . . .
مطمنا شما هم در اداره و یا دفتر کار شخصی خود، تعداد زیادی پرونده و برگه دارید که نمی‌دانید آنها را چگونه و با چه وسایلی دسته بندی و نگهداری کنید؛ این جا است که اهمیت لوازم بایگانی مشخص خواهد شد. باور کنید یا نه، نگه داشتن کتاب‌ها، عکس‌ها و سایر موارد در شرایط خوب آنقدرها هم که به نظر می‌رسد آسان نیست. در این جا، به معرفی انواع لوازم بایگانی و نکاتی که باید درباره آنها بدانید، پرداخته‌ایم. تا انتها با ما همراه باشید.
همانطور که می‌دانید هر وسیله‌ای را هر جایی نمی‌توانید بایگانی کنید. درواقع، نگهداری اسناد، عکس‌ها و مصنوعات شما به چیزی بیش از نگهداری آنها در مکانی خشک و خنک نیاز دارد. با استفاده از لوازم بایگانی با کیفیت، می‌توانید آنها را از خراب شدن در طول زمان محافظت کنید. به همین علت هنگام انتخاب لوازم بایگانی، لازم است شما ابتدا با فرهنگ لغت چنین وسایلی آشنا شوید:
این واژه به PH محصولی که قرار است بایگانی کنید، اشاره دارد. کاغذ روزنامه و سایر کاغذهای ارزان قیمت از خمیر چوب یا سایر الیاف آلی ساخته شده و دارای محتوای اسیدی بالا با اندازه گیری pH کمتر از 7.0 است. کاغذ اسیدی به سرعت زرد شده و در نور و گرما حالت شکننده پیدا می‌کند.
این اتفاق زمانی می‌افتد که مواد با اسیدیته بالا با سایر اقلام تماس پیدا می‌کنند و باعث ایجاد لکه‌های قهوه‌ای یا تغییر رنگ آنها می‌شوند. ممکن است عکس‌های رنگی ذخیره شده در صفحات عکس پلاستیکی یا «آلبوم های مغناطیسی» دهه 1970 را دیده باشید که به مرور دچار رنگ پریدگی می‌شوند.
این محصولات درست نقطه مقابل کاغذهای اسیدی هستند. این محصولات عاری از خمیر چوب و سایر مواد آلی هستند که می‌تواند به کاغذ، عکس‌ها و مصنوعات آسیب برساند. این محصولات دارای pH 7.0 یا بیشتر هستند و از محصولات خمیر غیر چوبی ساخته شده یا با استفاده از مواد خاصی اسیدیته آنها خنثی شده است.
لوازم بایگانی یا محصولاتی که می‌خواهید بایگانی کنید، اگر از لیگنین درست شده باشند می‌توانند کمی مشکل‌ساز باشند. چرا که لیگنین یک ماده آلی است که می‌تواند باعث تشکیل اسید در لوازم بایگانی در طول زمان شود.
برای تولید چنین کاغذهایی از موادی استفاده می‌شود که حالت بافری دارند؛ یعنی اسید کاغذ را خنثی می‌کنند. رایج‌ترین موادی که برای بافر کردن کاغذ استفاده می‌شود، کربنات کلسیم و کربنات منیزیم هستند.
PAT نوعی تست است که برای اطمینان از سالم ماندن عکس‌ها در طول زمان استفاده می‌شود. این تست را معمولا از لوازم بایگانی می‌گیرند تا مطمئن شوند ساختار آنها به عکس‌ها آسیب نمی‌رساند. پلی استر، پلی اتیلن و پلی پروپیلن از نظر شیمیایی پلاستیک‌های خنثی هستند و برای لوازم بایگانی و به طور کلی هر جایی که می‌خواهید عکس‌هایتان را نگه دارید، مناسب هستند. هرگونه پلاستیک حاوی پلی وینیل کلراید (PVC) توصیه نمی‌شود.
تا اینجا با مواد سازنده اسناد و لوازم بایگانی آشنا شدید و ممکن است تا حدودی از این که چه موادی را در کنار هم بایگانی کنید، اطلاعات کسب کرده باشید. حال اگر قصد خرید لوازم تحریر اداری به بهترین لوازمی که می‌توانید در آنها اسناد و مدارک خود را بایگانی کنید می‌پردازیم:
پوشه‌های پرونده بدون اسید بایگانی اولین خط دفاعی یک سند در برابر خطرات محیطی هستند. این پوشه‌ها، اسناد را از لمس شدن، نور، گرد و غبار و خیس شدن جزئی محافظت می‌کند. چنین پوشه‌هایی را می‌توان به راحتی در هر کشویی بایگانی کنید و همچنین به راحتی مدارک درون آنها را سریعا پیدا کنید؛ زیرا دارای برچسب‌هایی هستند که قادرید نام هر سند را روی آنها بنویسید. می‌توانید این پوشه‌ها را به صورت عمودی در داخل یک جعبه اسناد بدون اسید یا یک کابینت بایگانی فلزی ذخیره کنید.
جعبه‌های بایگانی چفتی به گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوان با کمک آنها فایل‌هایی که برای مجموعه‌های اسناد انتخاب شده‌اند را جا به جا کرد. چنین جعبه‌هایی را می‌توان به راحتی سازماندهی و به صورت عمودی در داخل یک کشو نگهداری کرد و برای محققان بازیابی کرد. این جعبه‌ها محکم، بدون اسید و برای نگهداری هر گونه مدارکی مناسب هستند.
هنگام انتخاب چنین لوازم بایگانی، وزن و همچنین اندازه را در نظر بگیرید. موادی که برای این جعبه‌های بایگانی سنگین‌تر از مقوای معمولی هستند و اندازه بزرگ‌تر اسناد زمانی که با پوشه‌ها و اسناد فایل بدون اسید پر شوند می‌توانند بسیار سنگین شوند.
جعبه‌های بایگانی چفتی در رنگ‌ها، طول و عرض متفاوت ساخته می‌شوند. رنگ و متریال جعبه، بر کیفیت اسناد و مدارک تاثیر نمی‌گذارد. نکته حائز اهمیت درباره این جعبه‌ها این است به راحتی و فقط با یک فشار باز می‌شوند.
اگر مجبورید روزنامه یا کاغذهایی شبیه آن را نیز بایگانی کنید، سعی کنید از جعبه‌ها و پوشه‌های روزنامه بایگانی بزرگ برای نگهداری چنین اوراقی استفاده کنید. کاغذ بافر شده را بین صفحات قرار دهید تا از خراب شدن آنها جلوگیری کنید. روزنامه‌ها ذاتا سمی هستند و به مرور زمان، به مواد مجاور آسیب می‌رسانند. از نگهداری روزنامه‌ها در جعبه‌ای که پوشه‌ها و سایر اسناد را نگهداری می‌کنید، خودداری کنید تا از آسیب ناشی از انتقال اسید جلوگیری شود.
کیت نگهداری روزنامه، راه خوبی برای نگهداری مجموعه کوچکی از کاغذها است و می‌توان از آن برای ذخیره هر نوع سند یا عکسی با اندازه بزرگ استفاده کرد. این کیت شامل دستکش‌های نخی سفید، پوشه‌ها و جعبه‌های بدون اسید است.
می‌توانید از لیستی که در این مقاله تهیه کردیم، لوازم بایگانی مناسب مدارک خود را انتخاب کنید. حال بهتر است شما را با بایدها و نبایدهای انتخاب لوازم بایگانی آشنا کنیم؛ چرا که مطمئنا در انتخاب هر کدام از این وسایل، باید به نکاتی دقت کنید: