Loading...
لطفا منتظر بمانید . . .

انواع لوازم بایگانی اداری کدامند؟

چکیده

مطمنا شما هم در اداره و یا دفتر کار شخصی خود، تعداد زیادی پرونده و برگه دارید که نمی‌دانید آن‌ها را چگونه و با چه وسایلی دسته بندی و نگه‌داری کنید؛ این جا است که اهمیت لوازم بایگانی مشخص خواهد شد. باور کنید یا نه، نگه داشتن کتاب‌ها، عکس‌ها و سایر موارد در شرایط خوب آنقدرها هم که به نظر می‌رسد آسان نیست. در این جا، به معرفی انواع لوازم بایگانی و نکاتی که باید درباره آن‌ها بدانید، پرداخته‌ایم. تا انتها با ما همراه باشید.

access_time ۱۴۰۲ جمعه ۱۲ خرداد
remove_red_eye 549بازدید
انواع لوازم بایگانی اداری کدامند؟

 

انتخاب لوازم بایگانی

همانطور که می‌دانید هر وسیله‌ای را هر جایی نمی‌توانید بایگانی کنید. درواقع، نگهداری اسناد، عکس‌ها و مصنوعات شما به چیزی بیش از نگهداری آن‌ها در مکانی خشک و خنک نیاز دارد. با استفاده از لوازم بایگانی با کیفیت، می‌توانید آن‌ها را از خراب شدن در طول زمان محافظت کنید. به همین علت هنگام انتخاب لوازم بایگانی، لازم است شما ابتدا با فرهنگ لغت چنین وسایلی آشنا شوید:

 

اسید

این واژه به PH محصولی که قرار است بایگانی کنید، اشاره دارد. کاغذ روزنامه و سایر کاغذهای ارزان قیمت از خمیر چوب یا سایر الیاف آلی ساخته شده و دارای محتوای اسیدی بالا با اندازه گیری pH کمتر از 7.0 است. کاغذ اسیدی به سرعت زرد شده و در نور و گرما حالت شکننده پیدا می‌کند.

 

انتقال اسید

این اتفاق زمانی می‌افتد که مواد با اسیدیته بالا با سایر اقلام تماس پیدا می‌کنند و باعث ایجاد لکه‌های قهوه‌ای یا تغییر رنگ آن‌ها می‌شوند. ممکن است عکس‌های رنگی ذخیره شده در صفحات عکس پلاستیکی یا «آلبوم های مغناطیسی» دهه 1970 را دیده باشید که به مرور دچار رنگ پریدگی می‌شوند.

 

بدون اسید

این محصولات درست نقطه مقابل کاغذهای اسیدی هستند. این محصولات عاری از خمیر چوب و سایر مواد آلی هستند که می‌تواند به کاغذ، عکس‌ها و مصنوعات آسیب برساند. این محصولات دارای pH 7.0 یا بیشتر هستند و از محصولات خمیر غیر چوبی ساخته شده‌ یا با استفاده از مواد خاصی اسیدیته آن‌ها خنثی شده است.

 

بدون لیگنین

لوازم بایگانی یا محصولاتی که می‌خواهید بایگانی کنید، اگر از لیگنین درست شده باشند می‌توانند کمی مشکل‌ساز باشند. چرا که لیگنین یک ماده آلی است که می‌تواند باعث تشکیل اسید در لوازم بایگانی در طول زمان شود.

 

کاغذ بایگانی بافر شده

برای تولید چنین کاغذهایی از موادی استفاده می‌شود که حالت بافری دارند؛ یعنی اسید کاغذ را خنثی می‌کنند. رایج‌ترین موادی که برای بافر کردن کاغذ استفاده می‌شود، کربنات کلسیم و کربنات منیزیم هستند.

 

PAT (Photographic Activity Test)

PAT نوعی تست است که برای اطمینان از سالم ماندن عکس‌ها در طول زمان استفاده می‌شود. این تست را معمولا از لوازم بایگانی می‌گیرند تا مطمئن شوند ساختار آن‌‌ها به عکس‌ها آسیب نمی‌رساند. پلی استر، پلی اتیلن و پلی پروپیلن از نظر شیمیایی پلاستیک‌های خنثی هستند و برای لوازم بایگانی و به طور کلی هر جایی که می‌خواهید عکس‌هایتان را نگه دارید، مناسب هستند. هرگونه پلاستیک حاوی پلی وینیل کلراید (PVC) توصیه نمی‌شود.

 

بهترین لوازم بایگانی

تا اینجا با مواد سازنده اسناد و لوازم بایگانی آشنا شدید و ممکن است تا حدودی از این که چه موادی را در کنار هم بایگانی کنید، اطلاعات کسب کرده باشید. حال اگر قصد خرید لوازم تحریر اداری به بهترین لوازمی که می‌توانید در آن‌ها اسناد و مدارک خود را بایگانی کنید می‌پردازیم:

 

پوشه پرونده بدون اسید

پوشه‌های پرونده بدون اسید بایگانی اولین خط دفاعی یک سند در برابر خطرات محیطی هستند. این پوشه‌ها، اسناد را از لمس شدن، نور، گرد و غبار و خیس شدن جزئی محافظت می‌کند. چنین پوشه‌هایی را می‌توان به راحتی در هر کشویی بایگانی کنید و همچنین به راحتی مدارک درون آن‌ها را سریعا پیدا کنید؛ زیرا دارای برچسب‌هایی هستند که قادرید نام هر سند را روی‌ آن‌ها بنویسید. می‌توانید این پوشه‌ها را به صورت عمودی در داخل یک جعبه اسناد بدون اسید یا یک کابینت بایگانی فلزی ذخیره کنید.

 

جعبه بایگانی چفتی

جعبه‌های بایگانی چفتی به ‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوان با کمک آن‌ها فایل‌هایی که برای مجموعه‌های اسناد انتخاب شده‌اند را جا به جا کرد. چنین جعبه‌هایی را می‌توان به راحتی سازماندهی و به صورت عمودی در داخل یک کشو نگهداری کرد و برای محققان بازیابی کرد. این جعبه‌ها محکم، بدون اسید و برای نگهداری هر گونه مدارکی مناسب هستند.

هنگام انتخاب چنین لوازم بایگانی، وزن و همچنین اندازه را در نظر بگیرید. موادی که برای این جعبه‌های بایگانی سنگین‌تر از مقوای معمولی هستند و اندازه بزرگ‌تر اسناد زمانی که با پوشه‌ها و اسناد فایل بدون اسید پر شوند می‌توانند بسیار سنگین شوند.

جعبه‌های بایگانی چفتی در رنگ‌ها، طول و عرض متفاوت ساخته می‌شوند. رنگ و متریال جعبه، بر کیفیت اسناد و مدارک تاثیر نمی‌گذارد. نکته حائز اهمیت درباره این جعبه‌ها این است به راحتی و فقط با یک فشار باز می‌شوند.

 

کیت نگهداری روزنامه

اگر مجبورید روزنامه‌ یا کاغذهایی شبیه آن را نیز بایگانی کنید، سعی کنید از جعبه‌ها و پوشه‌های روزنامه بایگانی بزرگ برای نگهداری چنین اوراقی استفاده کنید. کاغذ بافر شده را بین صفحات قرار دهید تا از خراب شدن آن‌ها جلوگیری کنید. روزنامه‌ها ذاتا سمی هستند و به مرور زمان، به مواد مجاور آسیب می‌رسانند. از نگهداری روزنامه‌ها در جعبه‌ای که پوشه‌ها و سایر اسناد را نگهداری می‌کنید، خودداری کنید تا از آسیب ناشی از انتقال اسید جلوگیری شود.

کیت نگهداری روزنامه، راه خوبی برای نگهداری مجموعه کوچکی از کاغذها است و می‌توان از آن برای ذخیره هر نوع سند یا عکسی با اندازه بزرگ استفاده کرد. این کیت شامل دستکش‌های نخی سفید، پوشه‌ها و جعبه‌های بدون اسید است.

 

بایدها و نبایدهای بایگانی اسناد و مدارک

می‌توانید از لیستی که در این مقاله تهیه کردیم، لوازم بایگانی مناسب مدارک خود را انتخاب کنید. حال بهتر است شما را با باید‌ها و نباید‌های انتخاب لوازم بایگانی آشنا کنیم؛ چرا که مطمئنا در انتخاب هر کدام از این وسایل، باید به نکاتی دقت کنید:

 

بایدها

  • از مواد بدون اسید استفاده کنید: مواد اسیدی می‌توانند به مرور زمان به اسناد شما آسیب بزنند. همیشه هنگام نگهداری وسایل خود از کاغذ، پوشه و جعبه بدون اسید استفاده کنید.
  • از جعبه و فایل پلی استر استفاده کنید: فیلم پلی استر یک راه عالی برای محافظت از اسناد شما در برابر آلودگی، گرد و غبار و رطوبت است. همچنین به دلیل شفاف بودن می‌توانید به راحتی آنچه داخل آن است را ببینید. علاوه بر این‌ها، به اسناد شما نمی‌چسبد.
  • با احتیاط از وسایل استفاده کنید: هنگام دست زدن به اسناد خود، از دست‌های تمیز و خشک استفاده کنید و با ملایمت رفتار کنید. از لمس مستقیم متن یا تصاویر خودداری کنید؛ زیرا روغن‌های پوست شما می‌توانند باعث آسیب شوند.
  • از دستکش استفاده کنید: برای اقلام به خصوص ظریف، یا اگر با وسایل متعددی دست به کار می‌شوید، برای محافظت از آن‌ها در برابر روغن و کثیفی دست‌هایتان، از دستکش استفاده کنید.
  • برچسب‌گذاری صحیح موارد: همه جعبه‌ها و پوشه‌های ذخیره‌سازی خود را با اطلاعات صحیح، از جمله تاریخ، عنوان و کلیدواژه مرتبط برچسب بزنید. این کار باعث می‌شود بعدا آن مورد را راحت‌تر پیدا کنید.

 

نبایدها

  • از مواد پی وی سی استفاده نکنید: پلاستیک های پی وی سی می‌توانند مواد شیمیایی مضری را آزاد کنند که به مرور زمان به اسناد شما آسیب برساند. از استفاده از هر گونه لوازم بایگانی پلاستیکی حاوی PVC خودداری کنید. همچنین، استفاده از چنین مواد پلاستیکی به سند یا عکس‌ها می‌چسبد و محتوا را خراب می‌کند.
  • از گیره ها، منگنه ها یا نوارهای لاستیکی استفاده نکنید: این موارد می‌توانند به مرور زمان به اسناد شما آسیب بزنند. در عوض، از گیره‌های پلاستیکی یا ریسمان بدون اسید برای نگه داشتن اسناد خود در کنار هم استفاده کنید.
  • لوازم بایگانی و مدارک را در زیر نور مستقیم خورشید نگهداری نکنید: نور خورشید می‌تواند باعث محو شدن و تغییر رنگ شود، بنابراین همیشه اسناد و لوازم بایگانی خود را در مکانی خنک و تاریک نگهداری کنید.